Facturation électronique avec l’UBL, la nouvelle norme

Smarter business

Depuis quelques années, les entrepreneurs sont obligés d’envoyer leurs factures par voie électronique lorsqu’ils traitent avec des marchés publics et des concessions. La facturation électronique devient également la norme pour la facturation interentreprises (B2B). Voyons ce que cela veut dire pour vous.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Autres noms : facture numérique, facturation électronique, e-facture, e-invoicing

Une « facture électronique » est une facture qui a été créée, envoyée et reçue sous une forme électronique structurée qui lui permet d’être traitée automatiquement et de façon numérique.

L’expéditeur et le destinataire utilisent le même format standard pour les données de la facture et peuvent donc facilement échanger des informations.

Le format standard de ce formulaire électronique structuré est écrit en UBL (Universal Business Language). Il s’agit d’un langage technique qui permet et simplifie le traitement de l’information financière à l’aide de logiciels.

Pourquoi ?

La création, la gestion et le suivi des factures représentent une charge administrative importante pour les entreprises. Selon les chiffres de l’Agence belge pour la Simplification Administrative (ASA), l’essor de la facture électronique pourrait entraîner une réduction des coûts de 104 931 280 EUR * pour les entreprises et les particuliers.

La standardisation et l’automatisation de toutes les étapes de la gestion des factures présentent de nombreux avantages :

Moins chère : les opérations manuelles sont révolues. Économisez jusqu’à 9,00 euros par facture sur le coût moyen estimé de 12,08 euros. *
Plus fiable : de meilleures données et moins d’erreurs
Amélioration de la collaboration: avec votre comptable et vos clients
Plus sûre: grâce aux options de contrôle automatique
Paiements plus rapides: les factures électroniques sont payées en moyenne sept jours plus tôt que les versions papier
Tout à fait acceptable d’un point de vue juridique et fiscal

J’envoie déjà mes factures par e-mail. N’est-ce pas électronique ?

Oui, mais…

De nombreux entrepreneurs envoient à leurs clients une facture par e-mail. Généralement sous la forme d’un document tel qu’un PDF. Cependant, ce n’est rien de plus qu’un document papier numérisé. Malgré ses avantages, tels que la possibilité de recherche et la facilité de stockage, cette méthode ne permet pas une gestion entièrement automatisée. C’est, pour ainsi dire, toujours un document « muet ».

Exemple
Pour connaître le total de deux factures (en format PDF), le client doit encore introduire manuellement les deux chiffres dans une calculatrice.

Pratique. Commencez dès maintenant.

Prenez de l’avance sur les autres acteurs de votre secteur et commencez dès maintenant à facturer de manière électronique. Vous serez ainsi préparé de manière optimale aux réglementations gouvernementales actuelles et à venir.

Que devez-vous faire ? Rien 😊

Easybox offre toutes les options pour une transition en douceur des factures papier aux factures électroniques en standard . Toutes les factures que vous créez dans Easybox répondent immédiatement à toutes les nouvelles normes. Une autre caractéristique unique d’Easybox est que vous pouvez également convertir tout aussi facilement les factures d’achat que vous avez reçues en PDF en UBL.

C’est vraiment facile.

Vous avez des questions ?
Ensemble, nous pouvons faire des affaires plus intelligentes. Notre équipe vous assistera personnellement et se fera un plaisir de vous aider à démarrer rapidement.

* ⫘ Sources :